Sisters, beberapa waktu belakangan muncul wacana baru mengenai New Normal. Hasilnya, beberapa kantor sudah mengadakan meeting dengan klien saat new normal ini berlangsung.
Meskipun begitu, ada banyak aspek yang harus diperhatikan jika ingin melaksanakan meeting di saat-saat seperti ini. Untungnya, Sisternet sudah menyiapkan serangkaian tips yang bisa diikuti jika harus meeting dengan klien.
Yuk, simak lebih lanjut, Sisters!
1. Sterilkan barang di ruang meeting
Dilansir dari WHO, permukaan meja atau handphone dan objek lainnya yang ada di kantor harus dibersihkan menggunakan disinfektan secara rutin. Mengapa begitu? Pasalnya, bisa saja permukaan tersebut sudah terkontaminasi virus COVID-19.
Dengan membersihkannya secara rutin, maka kamu dapat mengurangi risiko penularan virus di ruang meeting. Sediakan hand sanitizer dan alat pembersih lainnya di setiap ruangan.
Jika kamu harus menghadiri meeting di luar kantor, pastikan dengan pihak klien bahwa ruangan yang akan digunakan sudah diberi disinfektan.
2. Berikan softcopy materi
Ketika meeting, mungkin biasanya kamu akan memberikan kertas berisi proposal atau materi meeting kepada klien. Tips pertama untuk meeting dengan klien saat new normal adalah memberikan materi dalam bentuk softcopy dari jauh hari.
Di tengah pandemi seperti ini, kamu harus melakukan apapun untuk mengurangi risiko tertular atau menularkan virus ke orang lain. Dengan begitu, mereka bisa mempelajari materi dan mencari apa yang ingin ditanyakan atau didiskusikan secara langsung, Sisters.
3. Buat agenda dari jauh hari
Sisters, tips lain untuk meeting dengan klien saat new normal adalah dengan membuat agenda dari jauh hari.
Tuliskan di jadwal mengenai apa saja yang ingin dibahas, apa yang mungkin akan dibahas, dan berpegang teguh pada panduan tersebut. Karena kalau tidak, meeting bisa jadi dibawa ke mana-mana dan menjadi kurang efektif.
4. Membawa alat makan masing-masing
Nah, selain itu, untuk meeting dengan klien adalah membawa alat makan dan minum sendiri. Baik itu di kantormu, kantor klien, atau kedai kopi di luar, usahakan untuk membawa alat makan dan minum sendiri.
Selain hand sanitizer, tempat minum dan sendok atau garpu adalah salah satu barang yang wajib dibawa.
Meskipun sudah dicuci, apa kamu ingin mempertaruhkan kesehatanmu dengan menggunakan sendok dan garpu yang sudah digunakan oleh orang lain sebelumya, Sisters?
5. Pastikan kesehatan semua pihak
Tips lain untuk menjalankan meeting saat new normal adalah dengan memastikan kesehatan semua pihak. Kantormu bisa menggunakan termometer tembak yang biasa digunakan di ruang publik untuk mengecek suhu.
Jika ada anggota tim klien yang sakit atau merasa tidak enak badan, kamu bisa meminta mereka untuk ikut meeting melalui video conference saja. Untuk anggota lainnya yang sehat, tetap gunakan masker kain untuk mencegah penyebaran virus.
Jika ingin melakukan presentasi, kamu bisa menggunakan face shield agar bicara lebih jelas dan peserta meeting dapat melihat gerak bibirmu.
6. Batasi jumlah anggota meeting
Jika kamu ingin melakukan meeting dengan klien saat new normal berlangsung, pastikan bahwa jumlah anggota meeting tidak begitu banyak.
Kapasitas ruangan dan jumlah orang yang akan mengikuti meeting wajib dipertimbangkan. Pasalnya, harus terdapat jarak antara satu orang dan yang lainnya.
Dilansir dari Business Insider, ruangan indoor dengan aliran udara yang sedikit dapat meningkatkan penularan virus Corona. Bayangkan saja, jika kamu dan klien melaksanakan meeting di dalam ruangan dengan lebih dari 10 orang.
Jadi, minta pengertian dari klien untuk mengirimkan anggota yang memiliki peran penting di dalam meeting saja. Pastikan juga bahwa tidak ada anggota meeting yang bepergian ke luar kota atau tempat ramai dalam dua minggu belakangan.
Nah, itu dia serangkaian tips untuk meeting dengan klien saat new normal ini sedang berlangsung. Ingat untuk selalu menjaga kebersihan dan kesehatan tubuh, ya, Sisters.
© 2024 Sisternet. All rights reserved
