Virtual Assistant: Ini Tugas dan Fungsinya Bagi Bisnis

Hai Sisters! Virtual assistant merupakan salah satu profesi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Seperti apa tugas dan fungsinya bagi bisnis?

Di era digital saat ini, profesi yang paling banyak dicari yaitu profesi yang berkaitan dengan digital dan teknologi. Salah satunya yaitu virtual assistant.

Perusahaan mencari virtual assistant, baik dalam skala besar atau kecil. Dengan berkembangnya teknologi juga, memungkinkan pekerjaan dilakukan secara remote, termasuk juga asisten.

Profesi satu ini sangat erat dan lekat dengan dua hal, teknologi dan dunia digital.  Tentu profesi satu ini belum ada ketiga dunia digital tidak secanggih saat ini.

Lantas apa pengertian dari virtual assistant itu sendiri?

virtual assistant merupakan seseorang yang memberikan layanan administrasi dan dukungan bisnis kepada perusahaan dari jarak jauh atau remote.

Profesi ini tidak jauh berbeda dengan asisten pada umumnya, hanya saja dilakukan secara virtual dengan dukungan teknologi digital dan dapat dilakukan secara jarak jauh dan secara online.

Semakin hari, teknologi semakin berkembang dan maju, hal tersebut juga berdampak pada profesi ini. Bahwa profesi ini semakin banyak menyedot perhatian perusahaan.

Hal tersebut disebabkan karena profesi ini dianggap sangat efektif dan efisien.

Karena virtual assistant tidak membutuhkan ruangan khusus dan perusahaan tidak perlu menghabiskan uang untuk operasional.

Profesi asisten virtual ini memiliki tugas dan fungsi sebagaimana asisten lainnya. Terutama tugas-tugas yang diminta langsung oleh perusahaan atau klien yang berkaitan dengan bisnis.

Namun, tentu saja asisten virtual ini tidak bisa melakukan perkejaan seperti membuat teh atau kopi bagi atasan atau klien.

Tugas mereka lebih berkaitan seperti hal-hal dasar yang berkaitan dengan administrasi.

Ada banyak asisten virtual yang bekerja sebagai karyawan tetap di sebuah perusahaan. Namun kebanyakan bekerja sebagai freelance yang berpindah kontrak dari satu perusahaan ke perusahaan lain.

Dalam fungsinya untuk menunjang sebuah bisnis dan perusahaan, tentu asisten virtual ini memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri.

Bagi kamu yang tertarik untuk menjalankan profesi sebagai virtual assistant, kamu harus mengetahui kelebihannya terlebih dahulu. Adapun kelebihan dari profesi satu ini yaitu:

• Tidak membutuhkan syarat yang kompleks dan ribet untuk memulai. Cukup hanya skill yang dibutuhkan saja.
• Jam dan waktu kerja yang sangat fleksibel.
• Dapat bekerja di mana saja atau work from anywhere.
• Bisa custom servicedan bekerja lebih dari satu perusahaan atau kontrak.
• Mendapatkan gaji yang terbilang tinggi, terutama untuk yang bekerjaan bagi perusahaan di luar negeri.

Selain kelebihan di atas, kamu juga harus tahu apa saja kekurangan profesi satu ini. Kekurangan yang perlu kamu ketahui sebagai pertimbangan yaitu:

• Ketika saat memulai, kamu cenderung akan kesulitan menemukan klien pertama.
• Kamu harus mampu berkomunikasi dengan menggunakan bahasa asing, minimal mampu menguasai bahasa Inggris.
• Komunikasi menjadi hal penting bagi profesi ini, maka dari itu penguasaan bahasa yang baik dan benar merupakan sebuah kewajiban.
• Harus memiliki alat kerja sendiri, seperti komputer, laptop, atau alat-alat lain yang dapat menunjuang pekerjaan.

Bagi kamu yang ternyata tertarik ingin menjadi seorang virtual assistant, tentu kamu harus memenuhi persyaratan.

Beberapa kemampuan atau skill yang dibutuhkan untuk menjadi seorang asisten virtual yaitu:

1. Kemampuan Komunikasi

Kemampuan atau skill yang dibutuhkan adalah kemampuan komunikasi.

Tentu kemampuan jelas harus dimiliki, karena dalam menjalankan proses pekerjaan, seorang asisten virtual akan banyak berkomunikasi dengan klien. Baik komunikasi langsung atau komunikasi tertulis.

Terutama jika kamu memiliki seorang klien yang berasal dari luar negeri. Maka kemampuan komunikasi dari berbagai bahasa internasional wajib kamu pahami.

Setidaknya kamu wajib menguasai bahasa Inggris, baik speaking, listening dan writing itu sendiri. Agar komunikasi dapat berlangsung dengan baik.

2. Menguasai Microsoft Office

Kemampuan selanjutnya yaitu mampun menguasai Microsoft Office, hampir setiap pekerjaan saat ini ditopang dengan pekerjaan Microsoft Office.

Tools seperti Word, Excel hingga Powerpoint. Karena banyak kegiatan asistensi yang menggunakan tools seperti yang disebutkan sebelumnya.

Di era digital dan online ini, akan lebih baik jika kamu menguasai setiap produk dari Google, seperti Google Sheet, Google Docs dan Google Drive. Sehingga pekerjaan yang kamu lakukan bisa lancar.

3. Manajemen Waktu yang Baik

Seorang virtual assistant wajib memiliki kemampuan manajemen waktu, karena dalam satu hari kamu bisa mendapatkan banyak tugas dan tanggung jawab.

Jika kamu tidak memiliki kemampuan manajemen waktu, kamu akan kesulitan dalam menjalankan setiap tugas dan tanggung jawab yang diberikan setiap harinya.

4. Mengambil Keputusan

Seorang asisten virtual juga wajib memiliki kemampuan mengambil keputusan yang baik atau kemampuan decesion making.

Setiap profesi memang diharuskan mampu untuk mengambil keputusan di saat yang tepat. Namun proffesi virtual assistant membutuhkan kemampuan ini karena hubungan dengan klien.

Kadang kala, klien atau atasan sulit dihubungi karena kesibukan.

Kemampuan mengambil keputusan menjadi sangat penting agar pekerjaan bisa tetap berlangsung sesuai dengan perencanaan.