Hai Sisters! Sudahkah kamu mengetahui cara membuat Purchase Order atau PO? Hal ini sangat penting dalam proses produksi, lho.
Dikutip dari Sumup Business Guide, Purchase Order (PO) merupakan dokumen yang mengikat secara hukum, yang dibuat oleh pelanggan untuk diserahkan kepada penjual.
Dokumen ini menjabarkan detail pesanan pelanggan. Mulai dari informasi jumlah dan jenis produk yang dipesan, serta syarat pembayaran, dan detail pengiriman.
Pesanan pembelian dibuat oleh pelanggan setelah permintaan pembelian disetujui. Kemudian dokumen ini dikirim ke vendor atau supplier.
Nah,ada beberapa tahap yang dilalui dalam penggunaan dokumen Purchase Order, di antaranya:
Tahap pertama biasanya diawali dengan pelanggan yang membuat keputusan untuk memesan produk atau layanan kepada vendor.
Mereka akan mengidentifikasi jenis produk atau layanan apa yang sedang dibutuhkan.
Selain itu, pelanggan perlu menentukan seberapa banyak jumlah pesanan yang dibuat dan perkiraan mengenai kapan mereka membutuhkan produk/layanan itu lagi.
Setelah memutuskan untuk memesan produk atau layanan kepada vendor, pelanggan pun akan membuat Purchase Order (PO).
Melansir Contracts Counsel, dokumen PO yang dikirim oleh pelanggan biasanya menyertakan produk yang dibutuhkan, jumlah, tanggal pengiriman, dan detail lainnya.
Dokumen PO ini kemudian akan dikirimkan kepada vendor untuk disetujui.
Setelah dokumen PO diterima vendor, mereka akan melakukan peninjauan pesanan yang diajukan oleh pelanggan.
Biasanya, vendor akan mengirimkan feed back berisi konfirmasi tentang apakah mereka dapat memenuhi pesanan dalam jangka waktu yang diinginkan pelanggan.
Vendor akan memeriksa inventaris mereka terlebih dahulu untuk memastikan ketersediaan produk, harga, dan elemen penting lainnya.
Proses persetujuan ini harus dilakukan cepat untuk memastikan produk dikirimkan tepat waktu. Mereka juga mungkin memberi tahu pelanggan bahwa vendor tidak dapat memenuhi pesanan sehingga kamu dapat menemukan vendor lain.
Ketika penjual menyanggupi pesanan pelanggan, mereka akan mengirimkan konfirmasi. Dokumen PO ini sah di mata hukum sehingga melindungi keamanan transaksi antara kedua belah pihak.
Usai melakukan konfirmasi, vendor harus langsung bertindak untuk memenuhi produk atau layanan yang dipesan pelanggan.
Pada tahap ini, pihak vendor atau supplier juga akan membuat faktur untuk diserahkan kepada pelanggan.
Faktur akan berisi informasi jumlah produk atau biaya layanan seperti yang telah ditunjukkan pada dokumen PO yang telah disetujui.
Selain itu, faktur juga harus merujuk nomor PO untuk keperluan akuntansi perusahaan yang lebih teratur.
Terakhir, pelanggan harus membayar sejumlah biaya tercantum dalam faktur yang dikirimkan oleh supplier atau vendor.
Seluruh tahap di atas merupakan cara kerja Purchase Order (PO) secara umum. Jadi, bisa saja akan ada beberapa perbedaan dalam praktiknya. Tergantung pada jenis transaksi, jenis pesanan pembelian, dan lainnya.
Berikut cara membuat Purchase Order yang tepat:
Langkah pertama dalam cara membuat Purchase Order ialah pembuatan header.
Dalam hal ini, kamu harus menyantumkan informasi, seperti nama dan alamat bisnis, tanggal Purchase Order dibuat, nomor pesanan, dan lainnya.
Setiap dokumen PO harus memiliki informasi tersebut pada bagian header atau tajuknya.
Cara membuat Purchase Order selanjutnya, yakni kamu harus menuliskan beberapa informasi penting terkait vendor atau supplier yang dituju.
Informasi tersebut mencakup nama dan alamat perusahaan vendor, informasi kontak, dan lainnya.
Hal ini penting untuk dilakukan sebelum dokumen PO dikirimkan ke vendor atau supplier.
Kemudian, tulislah informasi mengenai informasi pengiriman pesanan.
Dalam hal ini, kamu harus menentukan tujuan pesanan, bagaimana pesanan harus dikirim, ditambah ketentuan pengiriman jika ada.
Cara membuat Purchase Order berikutnya, yaitu menjelaskan detail pesanan.
Kamu dapat menyertakan lebih dari satu produk dalam dokumen PO.
Namun, pastikan untuk memberikan rincian setiap produk yang dipesan. Mulai dari informasi kode produk, nama, deskripsi, jumlah yang dibutuhkan, harga per unit, dan lainya.
Kamu juga dapat menyertakan tanggal pengiriman setiap produk jika ingin dikirimkan secara terpisah.
Terakhir, cantumkan ringkasan pesanan pada dokumen PO.
Dalam hal ini, berisi subtotal dari setiap pembelian yang dimaksudkan.
Pada bagian ini juga harus mencantumkan diskon yang berlaku, biaya pengiriman, pajak, dan total biaya keseluruhan.
Nah, Sisters, itu dia cara membuat Purchase Order yang perlu kamu ketahui. Semoga informasinya bermanfaat, ya!
© 2024 Sisternet. All rights reserved
