Sisters, biasanya transaksi jual beli dapat dilakukan secara langsung oleh pihak penjual dan pembeli tanpa melakukan pemesanan. Tapi, ada beberapa kondisi yang mengharuskan pembeli untuk melakukan pemesanan terlebih dahulu kepada pihak penjual. Salah satunya adalah saat jumlah barang yang dibeli jauh lebih banyak dari yang biasa dilakukan.
Sebelum melakukan pembelian, pemilik bisnis atau perusahaan pasti akan mengirimkan dokumen yang berisi barang yang ingin dibeli sekaligus jumlahnya kepada pihak penjual. Nah, dokumen tersebut dikenal dengan istilah purchase order (PO), yaitu sebuah dokumen yang biasa digunakan untuk melakukan pemesanan dari pihak pembeli ke pihak penjual. Melalui dokumen tersebut, pembeli dapat menunjukkan barang atau produk yang ingin dibeli sekaligus jumlahnya.
Simak beberapa alasan mengapa purchase order perlu untuk dibuat dalam melakukan transaksi dalam jumlah besar, Sisters.
Meminimalisir Kesalahan Order
Dengan adanya PO, pihak pembeli dapat mencantumkan identitas bisnis atau perusahaan sehingga menutup kemungkinan terjadinya salah pemesanan atau barang datang tidak sesuai yang dipesan.
Memberikan Informasi Secara Terperinci
Pihak pembeli bisa menginformasikan detail apa saja dari barang yang akan dipesan. Sebagai contoh adalah nama produk, merek, harga, jumlah yang akan dibeli, hingga informasi penting lainnya terkait barang yang akan dibeli.
Transaksi Berjalan Lebih Akurat
Pembeli perlu menuliskan dengan jelas nama produsen, supplier, atau penjual yang dituju agar proses transaksi berjalan akurat. Bila perlu, cantumkan pula media yang berperan sebagai tempat mengiklankan barang yang diproduksi.
Tracking Pesanan Jadi Lebih Mudah
Pembuatan PO juga membuat penelusuran pesanan dan proses pelayanan menjadi lebih mudah dilakukan. Hal ini bisa terjadi karena PO biasanya memiliki nomor.
Memudahkan Penjual Dalam Memproses Pesanan
PO yang berisi cara pengiriman pesanan, waktu pengiriman, serta metode pembayaran bisa memudahkan penjual untuk memproses pesanan. Hal ini juga bertujuan agar pembeli dapat menerima barang sesuai dengan waktu yang diinginkan dan tidak menghambat proses produksi.
Saat bisnis yang sedang dirintis masih dalam skala kecil, pembuatan purchase order mungkin dirasa kurang penting. Namun, saat bisnis sudah semakin berkembang dan menjadi lebih kompleks, purchase order lambat laun akan menjadi dokumen yang wajib untuk dibuat.
Saat kesalahan pemesanan tersebut terjadi dan tidak ada dokumen yang menjadi rujukannya, maka mau tidak mau pihak pembeli harus mengalami kerugian. Oleh sebab itu, agar hal tersebut tidak terjadi, pembuatan PO hendaknya dilakukan, terutama dalam proses transaksi dalam skala besar.
© 2024 Sisternet. All rights reserved
